Word'de Sesle Yazma (Dikte) ve Transkripsiyon Nasıl Kullanılır?

Word'de sesle yazmanın iki ayrı yolu var ve ikisi de Giriş sekmesindeki Dikte düğmesinin altında duruyor. Dikte, siz konuştukça imlecin olduğu yere yazar. Döküm oluştur (İngilizce arayüzde Transcribe) ise hazır bir ses dosyasını alıp konuşmacılara bölünmüş, zaman damgalı bir metne çevirir. İkisi de Microsoft 365 aboneliği ve internet bağlantısı ister. Ses sizin bilgisayarınızda değil, Microsoft'un sunucularında metne dönüşür. Türkçede ikisinin durumu farklı: Dikte'de Türkçe "önizleme" dili, Döküm oluştur'da ise önizleme notu olmadan listede.

Word'de Dikte özelliğini açma

Microsoft 365 ve web sürümü

Dikte düğmesi Giriş sekmesinde, mikrofon simgesiyle durur. Microsoft'un Word'de belgelerinizi dikte etme sayfası özelliği Windows ve Mac'te Microsoft 365 için Word, Web için Word ve telefon ile tablet uygulamaları (iPhone, iPad, Android) için anlatıyor. Aynı sayfanın "uygulandığı öğe" listesinde Word 2016, 2019, 2021 ve 2024 de geçiyor, ama metnin içindeki cümle net: "Dikte özelliği yalnızca Microsoft 365 aboneleri tarafından kullanılabilir." Tek seferlik satın alınmış bir Word'de düğmeyi görmüyorsanız sebep büyük ihtimalle bu. Microsoft 365 hesabıyla oturum açmadan düğme gelmiyor.

Hangi sürümü kullanırsanız kullanın akış aynı: Belgeyi açın, Giriş > Dikte'ye tıklayın, düğmenin dinleme durumuna geçmesini bekleyin, konuşmaya başlayın. Mac'te ⌥ (Option) + F1 ile de başlatabilirsiniz. Duraklatıp devam etmek için Alt+` kısayolu ya da yüzen çubuktaki mikrofon simgesi var. Bitirince düğmeye bir daha basın.

Web sürümünde bir adım daha var: Tarayıcı ilk seferinde mikrofon izni ister, onay vermeden düğme dinlemeye geçmez. Microsoft, konuşmanın metne çevrilmek üzere kendi sunucularına gönderildiğini, sesin ve metnin saklanmadığını yazıyor. Çevrim dışı çalışan bir Dikte yok. Bağlantı zayıfsa kelimeler geç gelir ya da hiç gelmez.

Türkçe dil ayarı

Dikte çubuğundaki dişli simgesine tıklayın. Açılan listede "Konuşma Dili", "Mikrofon", "Otomatik Noktalama İşaretleri" ve "Hassas ifadeleri filtreleme" var. Konuşma Dili'nden "Türkçe (Türkiye)"yi seçin. Microsoft'un Word Mobile sayfasına göre Dikte, varsayılan olarak belgenin dilini alıyor; İngilizce şablondan açılmış bir belgede Türkçe konuşunca anlamsız kelimeler görmeniz bu yüzden.

Burada bilmeniz gereken bir şey var: Türkçe, Microsoft'un listesinde "Desteklenen diller" altında değil, "Önizleme dilleri" altında. Tam destekli dil listesi yazının yazıldığı tarihte İngilizce (beş ülke varyantı), Almanca, Fransızca, İspanyolca, İtalyanca, Portekizce (Brezilya), Çince, Japonca ve Hintçeden ibaret. Türkçe; Arapça, Rusça, Lehçe, Yunanca gibi otuz küsur dille birlikte önizlemede ve Microsoft bu grup için "daha düşük doğruluk oranına ya da sınırlı noktalama işareti desteğine sahip olabilir" diyor. Pratikte bu, Türkçe dikte ederken özel isimlerin, ekli uzun kelimelerin ve hızlı konuşmanın daha sık yanlış çıkması demek. Sessiz bir odada kulaklık mikrofonuyla konuşmanın farkı Türkçede İngilizceden daha çok hissedilir.

Noktalama komutları

Dikte iki şekilde noktalama koyar: Siz söylersiniz ya da Otomatik Noktalama İşaretleri açıksa kendisi tahmin eder. Sesli komutlar dile göre değişir ve Microsoft her dil için ayrı bir tablo yayımlıyor. İngilizce tabloda "period", "comma", "question mark", "new line", "new paragraph", "open quotes" gibi noktalama komutları ile "delete that", "bold that", "create bullet list" gibi düzenleme komutları var. Türkçe için ise aynı sayfada bir komut tablosu yok. Yani "nokta" dediğinizde Word'ün nokta koyacağı Microsoft'un belgelerinden doğrulanamıyor.

Yapılacak şey basit: Boş bir belgede on saniyelik deneme yapın. "Bugün toplantı saat üçte nokta yarın rapor hazır olacak soru işareti" deyin. İşaretler geliyorsa komutlar sizin kurulumunuzda çalışıyordur. "Nokta" kelimesi metin olarak yazılıyorsa önizleme sınırına takıldınız demektir. O durumda Otomatik Noktalama İşaretleri'ni açın (Microsoft bu seçeneğin yalnızca dil destekliyorsa açılabildiğini söylüyor) ve cümle sonlarında belirgin bir duraklama bırakın. O da olmazsa noktalamayı sonradan koyarsınız, iki sayfalık bir metinde bu beş dakikalık iş.

Altı çizili kelimelere de bakın: Word emin olmadığı kelimelerin altını çizer; bu kelimelere tıklayıp alternatiflerden birini seçebilir, doğruysa "Yoksay" diyebilirsiniz. Hassas ifadeleri filtreleme açıksa hassas sayılan ifadeler yıldızla (***) maskelenir. Alıntı yazıyorsanız kapatın.

Dikte çalışmıyorsa

Microsoft'un sorun giderme listesi altı başlıktan oluşuyor: "Dikte et düğmesini bulamıyorum", "Dikte et düğmesi gri renkte", "Mikrofonun erişimi yok", "Mikrofon çalışmıyor", "Dikte sizi duyamıyor" ve "Doğruluk sorunları veya eksik sözcükler". İlk ikisinin cevabı kısa. Düğme hiç yoksa oturum açtığınız hesapta etkin bir Microsoft 365 aboneliği olduğundan emin olun. Düğme gri ise belge salt okunur açılmıştır; Microsoft "Notun Read-Only durumda olmadığından emin olun" diyor. E-postadan çift tıklayarak açılan ekler çoğu zaman salt okunur gelir, önce kaydedin.

Mikrofon izni

"Mikrofonunuza erişemiyoruz" uyarısında Microsoft'un önerisi sırasıyla şu: Başka bir uygulama ya da sekme mikrofonu kullanmıyor olsun, sayfayı yenileyin, Dikte'ye tekrar tıklayın ve tarayıcı sorduğunda mikrofona izin verin. Masaüstü Word'de izin tarayıcıdan değil işletim sisteminden gelir. Microsoft, Windows'ta mikrofon ayarlarını Denetim Masası'ndan kontrol etmenizi istiyor. Dikte düğmesi dinleme moduna geçiyor ama hiçbir şey yazılmıyorsa Dikte'yi kapatıp dişliden Mikrofon listesine bakın: Dizüstü bilgisayara kulaklık taktığınızda Word hâlâ dahili mikrofonu dinliyor olabilir.

Word sizi duyuyor ama yanlış yazıyorsa durum başka. Microsoft'un kendi tavsiyesi dahili mikrofon yerine kulaklık ya da harici mikrofon kullanmak ve arka plan gürültüsünü azaltmak. Türkçe önizlemede olduğu için bu tavsiye bizde iki kat geçerli. Masada klavye sesi, açık pencere, hoparlörden çalan müzik; her biri hata oranını belirgin biçimde artırır.

Dil seçeneği görünmüyorsa

Dişli simgesi görünmüyorsa Dikte çubuğu daha yüklenmemiştir. Düğmeyi açıp bir iki saniye bekleyin, çubuk gelince dişli de gelir. Konuşma Dili listesi açılıyor ama Türkçe yoksa muhtemelen güncellenmemiş bir Word'desiniz; Microsoft 365 güncellemelerini alın. Microsoft ayrıca web ve mobil uygulamalardaki özelliklerin masaüstünden farklı olabileceğini yazıyor. Aynı hesapla Web için Word'ü açıp listeye orada bakmak, sorunun sürümde mi hesapta mı olduğunu gösterir. Otomatik Noktalama İşaretleri anahtarı kapalı ve değiştirilemiyorsa bu bir hata değil. Seçilen dil için o özellik henüz yok.

Word'ün Transkripsiyon özelliği: ses dosyası yükleme ve sınırları

Giriş > Dikte'nin açılır listesinde "Döküm oluştur" var. Microsoft'un Türkçe arayüzde kullandığı ad bu, İngilizce sürümde Transcribe. Bu özellik canlı yazmaz, bir kaydı sonradan yazıya çevirir ve iki yolla çalışır: bölmedeki "Kaydı başlat" ile Word içinden kayıt almak (toplantıda kullanacaksanız kaydettiğinizi odadakilere baştan söyleyin) ya da "Sesi karşıya yükle" ile hazır bir dosya seçmek. Kabul edilen biçimler Microsoft'un Kayıtlarınızın dökümünü oluşturma sayfasına göre .wav, .mp4, .m4a ve .mp3. iPhone'daki Sesli Notlar'ın m4a dosyası ve telefon kayıtlarının çoğu bu listeye girer; WhatsApp'ın .opus sesi, .ogg, .mov ya da .mkv video girmez, önce dönüştürmeniz gerekir.

Hangi sürümlerde olduğu, Dikte'ye göre daha dar bir liste. Microsoft'un sayfası şöyle diyor: "Bu özellik şu anda yalnızca Windows'ta Ticari Kiracılarda Microsoft 365 için Word'de kullanılabilir." Yani masaüstü Word'de Döküm oluştur'u görmek için iş ya da okul hesabı gerekiyor; ev kullanıcısı aboneliğiyle (Microsoft 365 Bireysel, Aile) masaüstü uygulamada bu menü öğesini beklemeyin. Bireysel abonelerin yolu Web için Word ve orada da bir tarayıcı şartı var: "Döküm oluşturma yalnızca yeni Microsoft Edge ve Chrome'da çalışır." Safari ya da Firefox'ta çalışmıyor. Mac'teki masaüstü Word sayfada hiç geçmiyor. Mac kullanıyorsanız Chrome ya da Edge'de web sürümünü açın.

Sınırlar, Microsoft'un sayfasında yazdığı hâliyle:

300 dakika beş saat ediyor. Haftada birer saatlik iki toplantı yüklüyorsanız bu süre ayın üçüncü haftasında biter, yeni ayda yenilenir. Yüklenen her dosya OneDrive'daki "Dökümü Oluşturulmuş Dosyalar" klasörüne kopyalanır, dolayısıyla OneDrive kotanızdan da yer. "Belge başına yalnızca bir döküm depolayabilirsiniz" cümlesinin sonucu şu: Aynı Word belgesine ikinci bir kayıt yüklemek için yeni belge açarsınız.

Döküm hazır olunca bölmede konuşmacılara ayrılmış bölümler görürsünüz. Etiketler "Konuşmacı 1", "Konuşmacı 2" şeklindedir. Birini yeniden adlandırdığınızda o etiketin geçtiği her yer değişir. Bir bölümün zaman damgasına tıklayınca o kısım çalar (hız 2 kata kadar çıkar), bölümün metnini bölmede düzeltebilirsiniz. Belgeye almak için iki düğme var: "Tümünü belgeye ekle" ile hepsi, bir bölümün üstüne gelip "Belgeye bölüm ekle" ile yalnızca o paragraf. İşlem bitene kadar bölmeyi kapatmayın; Microsoft başka sekmeye ya da uygulamaya geçebileceğinizi ama Döküm oluştur bölmesinin açık kalması gerektiğini yazıyor. Bir saatlik kayıt için bu, bir saate yakın beklemek demek olabilir.

Türkçe için not: Döküm oluştur'un dil listesinde Türkçe, Dikte'deki gibi "önizleme" ibaresi olmadan yer alıyor. Yine de belirleyici olan kayıt kalitesi; hoparlörden alınmış bir Zoom toplantısıyla masaya konmuş telefon kaydı aynı sonucu vermez. Birden fazla kişinin üst üste konuştuğu yerlerde konuşmacı etiketleri karışır. Bu Word'e özgü değil, her transkripsiyon aracında olur.

Canlı dikte ile kayıttan yazıya farkı

İkisi aynı menüde durduğu için karıştırılıyor ama farklı işler için yapılmış.

Dikte tek kişi içindir: Siz konuşursunuz, Word yazar, imleç nerede durduysa oraya. Zaman damgası, konuşmacı ayrımı, geri dönüp dinleme yok, çünkü ortada kayıt yok. Doğruluk o anki mikrofona ve bağlantıya bağlıdır; bir kelime yanlış çıktıysa ya anında düzeltirsiniz ya da akışı bozmamak için sonraya bırakırsınız. E-posta taslağı, rapor girişi, ders notu, sesli düşünerek yazmak için uygundur. Toplantıda masaya bilgisayar koyup Dikte'yi açmak ise kötü sonuç verir: Herkesin sözü tek bir akışa yazılır, kim ne dedi belli olmaz ve Dikte bir kayıt tutmadığı için sonradan kontrol edemezsiniz.

Döküm oluştur kayıt içindir: Ses önce dosya olur, sonra metin. Kim konuştu, kaçıncı dakikada, dinleyip düzeltme şansı, hepsi var. Bedeli aylık 300 dakika, OneDrive'da bir kopya, bir saatlik kayıt için bir saate varan bekleme ve masaüstünde yalnızca iş hesaplarına açık olması. Bu tür kayıttan çıkmış metne deşifre de deniyor, kelimeyi görürseniz kastedilen bu.

Pratik bir ayrım: metin daha yokken ve tek konuşan sizseniz Dikte; ses zaten varsa ya da birden fazla kişi konuşuyorsa Döküm oluştur. Bir de üçüncü durum var: Ses var ama Word'ün kabul ettiği biçimde değil, 300 dakika yetmiyor, Mac masaüstünde çalışıyorsunuz ya da Microsoft 365 aboneliğiniz yok. O zaman kaydı Word'ün dışında yazıya çevirip metni Word'e almak daha az uğraştırır. Bir sonraki bölüm bunu anlatıyor. Kayıt türüne göre nelere dikkat edeceğiniz ses kaydını yazıya çevirme yazısında daha ayrıntılı.

Hazır kaydın metnini Word'e almak

Hear2Text'te Word'ün üç sınırı yok: Daha çok dosya biçimi kabul ediliyor (.opus, .ogg, .mov, .mkv dâhil, 500 MB ve 18 saate kadar), aylık dakika sınırı yerine ücretsiz planda haftada 120 dakika var, Mac'te ve Microsoft 365 olmadan tarayıcıda çalışıyor. Dil kendiliğinden algılanır, her bölüm zaman damgası ve konuşmacı etiketiyle gelir. Dışa aktarma ücretsiz planda yalnızca TXT; Word (DOCX), PDF, SRT ve VTT aylık 9,99 dolar ya da yıllık 89,99 dolarlık planla geliyor. Sesli nottan metne ve toplantı transkripsiyonu sayfaları yükleme yolunu anlatıyor.

Hear2Text'in yapmadıkları da var: Canlı dikte yok, yani Word'de imleç nerede duruyorsa oraya yazan bir şey beklemeyin. Kayıt bitmeden metin gelmez. Word eklentisi de yok, metin tarayıcıda düzenlenir, sonra dosya olarak indirilir.

Word olarak dışa aktarma

Metin hazır olunca sağdaki panelde "Dışa aktar" düğmesine basın. Açılan menünün üstünde iki onay kutusu var: "Zaman damgalarını ekle" ve, kayıtta birden fazla konuşmacı varsa, "Konuşmacıları ekle". Altında biçimler sıralanır; Word'ü seçince .docx iner. Konuşmacıları dosyaya yazmak ücretli plana dâhil. Ücretsiz planda kutunun yanında bu yazar, etiketleri yalnızca ekranda görürsünüz. Biçimlerin tam listesi dışa aktarma formatları sayfasında.

İndirdiğiniz belgede her satır ayrı paragraftır. Zaman damgası açıksa her bölüm iki paragraf olarak gelir, örneğin:

[00:03:12 - 00:03:19]
Konuşmacı 1: Bütçeyi perşembeye kadar bitirelim, cuma sunuyoruz.

Zaman damgasını kapatıp konuşmacıları açarsanız aynı kişinin art arda söyledikleri tek paragrafta toplanır; toplantı metni için okuması en rahat biçim bu. İkisini de kapatırsanız metin tek bir blok paragraf olarak gelir, paragraflara bölmek size kalır. Hangisini seçeceğiniz metni ne yapacağınıza bağlı: alıntı yapacaksanız zaman damgalı, tutanağa çevirecekseniz konuşmacılı, düz yazıya dönüştürecekseniz sade.

Zaman damgalarını kaldırma

En temizi dışa aktarmadan önce "Zaman damgalarını ekle" kutusunu boş bırakmak. Elinizde zaman damgalı bir Word dosyası varsa ve yeniden indirmek istemiyorsanız Word'ün Bul ve Değiştir'i işi görür. Ctrl+H ile pencereyi açın, "Daha Fazla"ya tıklayıp "Joker karakter kullan" kutusunu işaretleyin. "Aranan" alanına şunu yazın:

\[[0-9:]{8} - [0-9:]{8}\]

"Yeni değer" alanını boş bırakıp "Tümünü Değiştir" deyin. Ters eğik çizgi köşeli parantezin kendisini arattığı, [0-9:]{8} de "rakam ya da iki nokta, tam sekiz tane" demek olduğu için 00:03:12 gibi her damga eşleşir. Geriye boş paragraflar kalır; joker karakteri kapatıp "Aranan"a ^p^p, "Yeni değer"e ^p yazarak ikinci bir Tümünü Değiştir ile onları da toplarsınız.

Desen Hear2Text'in çıktısına göre yazıldı. Başka bir araçtan gelen metinde damgalar 03:12 gibi beş karakterli ya da köşeli parantezsiz olabilir. Önce birkaç satıra bakın, sayıyı ve parantezleri ona göre değiştirin. Joker karakterli bir değiştirmeyi geri almak için Ctrl+Z yeter, o yüzden ilk denemede deseni yanlış yazmak dosyayı bozmaz.